Сокращения и условные знаки применяют для упрощения и увеличения быстроты записи наблюдений в полевом дневнике и при составлении схемы распределения птиц на водоеме. При использовании сокращений и условных знаков обязательно составляют их перечень с подробной расшифровкой значения. Этот перечень может понадобиться в случае, если Вы забыли о значении того или иного сокращения или знака, или если Ваши записи будет читать другой человек. Необходимо, чтобы сокращения имели однозначную трактовку. Например, в сокращении "сам.", непонятно, идет ли речь о самце или о самке.

Для записи видовых названий птиц часто используют только несколько букв из видового названия, например:
 

 КРЯ  –  кряква
 ШИЛ – шилохвость
 ГОГ – гоголь
 ЛУТ – луток
 ЧПОГ – черношейная поганка
 КПОГ – красношейная поганка
 МПОГ – малая поганка
 СУ – серая утка
 ХЧ – хохлатая чернеть
 Ч-С – чирок-свистунок
 Ч-Т – чирок-трескунок

Для указания пола птицы используют знаки:

- самец (копье и щит Марса)
- самка (зеркало Венеры)

ad (adultus) –  взрослые особи,
juv (juvenis) –  молодые особи,
sen (senex) –  старые особи.

Обнаруженных птиц отмечают на схеме с помощью условных знаков или точкой с подписью. Во втором случае подпись должна располагаться так, чтобы не было сомнений о ее принадлежности именно к данной точке.